• Start
  • Economisch
  • Tol Secretarie: gooi secretariële taken met een gerust hart over onze schutting

Tol Secretarie: gooi secretariële taken met een gerust hart over onze schutting

Tol Secretarie

In iedere organisatie lopen mensen tegen secretariële en administratieve taken aan die zij bij gebrek aan tijd of kunde het liefst over de schutting gooien. Bij voorkeur in handen van een professional die deze taken snel en vakkundig oppakt. Voor dergelijke, op zichzelf staande taken biedt Tol Secretarie professionele, flexibele en taakgerichte ondersteuning op afstand zonder afstand te ervaren. “De digitalisering maakt dat wij nagenoeg alle taken vanaf onze locatie – uit naam van welke organisatie dan ook – kunnen oppakken”, zegt Corine van Dijk van Tol Secretarie. “Alleen de koffie schenken wij niet in.”

In de loop der jaren zijn de werkzaamheden van het secretariaat en de administratie sterk veranderd. “Zo stak een secretaresse eerder tachtig procent van haar tijd in agendabeheer, maar met de digitale agenda is dit werk een stuk minder prominent geworden”, vertelt Van Dijk. “En zo zit bijna alle informatie in digitale systemen, waar het ook verwerkt kan worden. Bij de meeste werkzaamheden maakt het voor de ondersteuning dan ook niet meer uit waar je zit. Je kunt overal inloggen en bent slechts één telefoontje of mailtje bij iemand vandaan, wat het gevoel geeft naast elkaar te zitten.” Bovendien garandeert de interne procedure van Tol Secretarie, geheel in lijn met de nieuwe wetgeving, een correcte omgang met vertrouwelijke informatie.

Kostenbesparend werken

Inspelend op die digitalisering geeft Tol Secretarie organisaties alle ruimte kostenbesparend te werken. “Als aanvulling op hun vaste team hoeven organisaties voor ondersteunende taken niet voor een vaste medewerker, detachering of uitzendbureau te kiezen”, legt Van Dijk uit. “Wij zijn flexibel en taakgericht inzetbaar. Bij ons betalen organisaties dus niet voor loze uren, maar uitsluitend voor hetgeen wij doen. Wij bieden uitkomst bij bijvoorbeeld het inplannen van afspraken, aanvullen van incomplete databases, ontwikkelen van digitaal in te vullen formulieren, opmaken en redigeren van rapporten en afronden van projecten.”

Betere bedrijfsvoering

De meeste taken voert Tol Secretarie op afstand uit, maar dat geldt natuurlijk niet voor het notuleren van vergaderingen. “Hiervoor komen wij persoonlijk naar de gewenste locatie”, stelt Van Dijk. “Ook schuiven wij bij werkoverleggen aan om feeling te houden met de organisatie die wij vervolgens als één van hen vertegenwoordigen.” Tol Secretarie is altijd in beweging, wil altijd leren van de systemen en processen die per organisatie verschillen. Het maakt dat Tol Secretarie organisaties niet alleen de nodige ondersteuning biedt, maar ook positief bijdraagt aan het verbeteren van de bedrijfsvoering. 

Tol Secretarie
Weergaven
Voorpagina (eerste niveau) 1991
Tweede niveau 992
Nieuwsberichten 123983
Deze pagina 2864